Renkantis komandą. Išsamiai ir aiškiai pateikite visą reikalingą informaciją viename laiške, kad niekas nepasimestų:

• įmonės pavadinimas / užsakymo pavadinimas
• produktas / fotosesijos objektas
• reikalingas nuotraukų kiekis / fotosesijos apimtis
• preliminarus biudžetas
• darbo atlikimo terminas – kada reikalingos galutinės nuotraukos
• projekto stilius / vizija / lūkesčiai / pavyzdžiai / panauda

Komunikacija. Maksimaliai detaliai pateikite savo viziją. Atsiųskite pavyzdžių, kas jums patinka, taip pat kas nepatinka, nupasakokite savo lūkesčius. Informuokite kur bus naudojamos nuotraukos, koks jų tikslas – tai bus svarbi informacija gryninant sąmatą ir viziją, fotografuojant ir retušuojant nuotraukas.

Preliminari sąmata. Prieš pradėdami darbų derinimus su fotografu aptarkite preliminarią sumą kurią galite skirti, tai bus vienas pirmųjų klausimų kurių paklaus kūrėjas. Preliminari sąmata leis įsivertinti projekto kompleksiškumą bei geriau planuoti tiek finansus tiek darbų eigą. Preliminari sąmata dažnai yra skaičiuojama su užsidėjimu į didesnę pusę, tam, kad po projekto įgyvendinimo galutinė sąmata nebūtų dviguba.

Pasiruošimas ir laiko planavimas. Pasitarkite su fotografu per kiek laiko realu įgyvendinti jūsų projektą. Kuo daugiau laiko ir dėmesio skiriama pasiruošimui bei idėjos išgryninimui, tuo viskas sklandžiau ir greičiau vyks per pačią fotosesiją. Klausykite fotografo patarimų dėl laiko planavimo, nes jis neabejotinai siūlys patį optimaliausią variantą pasiekti rezultatą. Dažna klaida iš kliento pusės – nėra numatyta laiko idėjos išgryninimui, rekvizito paieškoms, moodboard analizei bei treatment paruošimui. O tai veda prie fotosesijos laiko švaistymo ne fotografavimui, o idėjos tobulinimui. Fotosesijos laikas kur kas brangesnis nei pasiruošimo, todėl tai finansiškai labai nenaudinga klientui.

Sutartis, avansas. Komercinėje, produktų, reklamos fotografijoje būtina išsami sutartis numatanti paslaugų kainas, jų rėžius, variacijas, terminus, atsakomybes, baudas, viešinimą, konfidencialumą ir t.t. Pagrindiniai keblumai su kuriais susiduria fotografai produktų fotografijoje – užsakovas nenori mokėti už naujai atsiradusias išlaidas padidėjus projekto apimčiai. Taip pat dažnu atveju klientas spaudžia fotografą atlikti retušavimo darbus ir priduoti nuotraukas kuo greičiau, per kelias dienas, tačiau apmokėti yra nusiteikęs tik po 30, 60 ar net daugiau darbo dienų. To išvengti galima būtent adekvačia ir sulygintų atsakomybių ir teisių sutartimi. Fotografas turi teisę prašyti avanso ir pradėti darbus tik jį gavęs. Avansas gali siekti ir 50 proc, jeigu įmonė nėra didelė/nėra aiškus jos kreditingumas/nėra tekę dirbti su ja anksčiau.

Projekto vizija. Klientas kreipiasi į fotografą arba jau turėdamas viziją ir idėją bei paruoštą moodboard’ą, arba visa tai išgrynina jau kartu su fotografu. Antru atveju tam reikia paskirti nemažai laiko ir ne vieną tarpinę peržiūrą. Fotografai nėra atsakingi už kūrybinę idėjos generavimo fazę, tačiau jeigu sutinka tam skirti savo laiką, jis privalo būti apmokamas. Fotografas neprivalo pateikti išgrynintos idėjos negavęs avanso. Be geros ir išbaigtos idėjos nėra prasmės keliauti į fotosesiją.

Rekvizitas, komanda. Už rekvizito paiešką dažniausiai atsakingi scenos dizaineriai, stilistai. Klientai kartais prašo fotografų atlikti šį darbą, kai rekvizito reikia minimaliai. Rekvizito paieškos yra įkainotos laiku sugaištu jo paieškom + pačio rekvizito kaina. Jeigu dirbama be reklamos agentūros, komanda buriama bendromis jėgomis. Daug šansų, jog profesionalus fotografas turės savo komandą arba pamėgtus specialistus, kuriuos mielai rekomenduos jums. Dažniausiai tai būna vizažo meistrai, stilistai, kartais lokacijos ir t.t., tačiau fotografas neprivalo derinti visos komandos surinkimo ir užimtumo. Stipri ir gerai koordinuojama komanda užtikrina sklandžią projekto eigą ir lūkesčius atitinkantį rezultatą. Taupymo sumetimais dalį svetimų atsakomybių permetant ant esamų komandos narių gali pakenkti projekto kokybei ir būtina pasverti taupymo rizikas.

Bendravimas su modeliu. Modeliai dažniausiai samdomi iš reklamų agentūrų arba aktorių bankų. Kartais praverčia Facebook grupės pvz. “Noriu Fotografuotis”, tačiau reikia pasverti projekto riziką, jei siekiant sutaupyti renkamasi modelį be profesionalios patirties. Su modeliais pasirašoma sutartis dėl atvaizdo panaudojimo ir kitų detalių. Modeliai įprastai dirba ne ilgiau 6 valandų, su pertraukomis, nes jų darbas yra gan varginantis, todėl reiktų nusimatyti dažnesnes pertraukas poilsiui, užkandžiui ar atsigerti.

Fotosesija. Fotografai dažnai atvyksta anksčiau ir kartu su komanda ruošiasi pirmajam kadrui, o užsakovas ar jo atstovas atvyksta vėliau, kai jau vyksta fotografavimas. Reikia nepamiršti, kad laikas nuo atvykimo iki pirmojo kadro dažnai užtrunka valandą–dvi. Lygiai taip pat bent jau valandos reikia po fotosesijos susitvarkyti lokaciją. Dauguma fotografų pasiruošimą ir susitvarkymą yra įtraukę į savo darbo valandas, tačiau geriau dar kartą pasitikslinti prieš fotosesiją. Fotosesijos metu profesionalūs fotografai turėtų pasiūlyti galimybę užsakovui matyti daromus kadrus tiek vietoje, tiek nuotoliniu būdu, naudojant www nuorodą, cloud ar pan. Fotosesijos metu reikėtų koncentruotis į jau paruošto moodboardo įgyvendinimą, o ne naujų idėjų generavimą. Jeigu vietoje gimsta naujos idėjos, jas reiktų perkelti papildomai fotosesijai ateityje.

Pietų pertrauka. Įprastai pietumis rūpinasi fotosesijos prodiuseris, reklamos agentūra arba užsakovas. Pietūs turėtų būti įtraukti į sąmatą arba juos apmoka užsakovo pusė. Jei fotosesija trunka ~3 valandas, užsakovas turėtų pasirūpinti užkandžiais komandai. Jei trunka 5-6 val. – pietums turi būti skiriama ~valanda laiko.

Darbai, kurie „dega“. Jei fotografas turi dirbti viršvalandžius / nedarbo dieną / “reikia vakar”, skaičiuojamas antkainis (dažniausiai 30–100%).

Atranka. Beveik be išimčių reklamos fotografijoje galutines nuotraukas išsirenka užsakovas arba jo agentūros atstovas. Mados fotografijoje galimi įvairūs variantai - nuotraukas atrenka klientas arba fotografas. Nuotraukos, skirtos atrankai būna neretušuotos, paženklintos watermarkais, ir negali būti naudojamos už nuotraukų antrakos sąvokos rėmų.

Retušavimas. Retušavimas vyksta jums atsirinkus tinkamas (nebent sutarta kitaip) nuotraukas bei surašius konkrečias retušavimo gaires, dažnai iliustruojant paveiksliukais. Fotografas retušuotas nuotraukas pateikia per sutartyje numatytą terminą. Jeigu jų reikia skubiau, taiko brangesnį retušavimo tarifą. Esant taisytiniems dalykams dauguma retušuotojų nemokamai daro vieną “raundą” korekcijų, surašytų vienu kartu. Komentarai turi būti pateikiami per sutartą laiką, dažniausiai – 1 dieną / 24 val., jei nesusitarta kitaip. Negavus jokio atsakymo per nustatytą laiką, projektas laikomas sėkmingai priduotu.

Komentarai korekcijoms. Antras, trečias ir kiti taisymai, kurie atsirado fotosesijos pridavimo pabaigoje ir nebuvo aptarti pradedant darbus arba pirmame korekcijų “raunde” papildomai apmokęstinami fotografo nustatytais įkainiais.

Projektų atšaukimas. Klientui atšaukus fotosesiją – avansas negrąžinamas. Fotografui atšaukus fotosesiją grąžinamas avansas ir dažnai sumokama avanso dydžio kompensacija (rankpinigių principas), nebent sutartyje numatyta kitaip.

Apmokėjimas. Už atliktus darbus atsiskaitoma apmokant sąskaitą faktūrą arba pagal išrašytą čekį per iš anksto susitartą laiką. Fotografams likusi dalis dažniausiai sumokama per 10–30 d. nuo retušuotų nuotraukų pateikimo. Fotografas turi teisę neperduoti retušuotų nuotraukų arba turtinių teisių į jų viešinimą prieš tai negavęs pilno apmokėjimo.

Raw nuotraukų perdavimas. Fotografas neprivalo perduoti visų per fotosesiją padarytų neretušuotų nuotraukų ir beveik niekada to nedaro. Kai kurie fotografai už papildomą mokestį gali pasiūlyti tokią paslaugą, bet klientas turi rimtai apsvarstyti kokiu tikslu jam reikalingos visos neretušuotos nuotraukos. Informuokite, jei reikalingas atviras – darbinis .psd failas – jo paruošimas užtrunka ir kai kurie retušuotojai jam taiko papildomą įkainį, nes tai gali atskleisti konfidecialia informacija laikomą retušavimo specifiką, metodus ir pan. Atvirų darbinių failų griežtai negalima perduoti tretiesiems asmenims, nebent sutarta kitaip.

Teisės į nuotraukų naudojimą. Nuotraukų panaudos taisyklės, terminai ir teritorija apibrėžiama sutartimi. Dėl to jūs aiškiai, prieš prasidedant projektui, turite įvardinti kur bus naudojamos nuotraukos.
Pasirašius sutartį ir gavus fotografo sutikimą, klientas gali skelbti darbus iš anksto suderintose soc. medijose, verslo puslapiuose ar kitur, kaip numatyta panaudos sutartyje. Fotografų dažnai prašoma suteikti neribotas turtines teises viešinti nuotraukas bet kur ir bet kaip, toks leidimas kartais būna įkainojamas papildomai. Kaip ir prašymas, jog retušuotos nuotraukos fotografo archyvuose būtų saugomos kurį laiką po fotosesijos, įprastai iki metų.

Klientas neturėtų savavališkai keisti ir perretušuoti nuotraukas savaip, o fotografas neturėtų prieš tai neinformavęs kliento viešinti nuotraukų savo tikslais. Rekomenduojama su fotografu ir komanda pasidalinti galutiniu rezultatu, jei nuotraukos buvo papildomai koreguotos dizainerių ar maketuotojų, tam, kad visi galėtų panaudoti darbus savo portfolio tikslams. Jeigu tai yra konfidenciali fotosesija, aiškiai iškomunikuoti nuo kada bus galima viešinti nuotraukas savo portfolio.